DRAFT PEDOMAN ADMINISTRASI DAN SURAT MENYURAT IMTI_FT UMB

DRAFT PEDOMAN ADMINISTRASI DAN SURAT MENYURAT

IKATAN MAHASISWA TEKNIK INDUSTRI INDONESIA (IMTII)

ZONA JAKARTA RAYA

BAB I

PENGERTIAN, MAKSUD, DAN TUJUAN

PASAL 1

Dalam pedoman ini yang dimaksud dengan :

   1.      Surat menyurat adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pembuatan, pengiriman, dan 

          penerimaan surat-surat resmi oleh dan untuk ikatan mahasiswa teknik industri.

    2.      Ikatan Mahasiswa Teknik Industri Indonesia adalah sekumpulan organisasi kemahasiswaan dari
   berbagai institusi yang berbeda  dimana menaungi jurusan yang berkaitan dengan teknik industri.

    3.      Ikatan mahasiswa teknik industri indonesia adalah IMTII.

    4.      Untuk lebih terstruktur dengan jelas maka menambahkan keterangan Zona Jakarta Raya setelah
    keterangan IMTII menjadi IMTII Zona Jakarta Raya.

    5.      Institusi yang menjadi anggota IMTII adalah organisasi-organisasi kemahasiswaan yang diakui sah
    keberadaanya oleh sidang umum yang tercantum dalam AD/ART.

    6.      Sidang Umum adalah forum tertinggi pada IMTII.

PASAL 2

Maksud dan tujuan pedoman ini adalah :

   1.      Memberi acuan baku bagi organisasi kemahasiswaan dalam menyelenggarakan tata cara surat
    menyurat.

   2.      Terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi dan surat menyurat organisasi
   kemahasiswaan.

BAB II

KOP SURAT DAN KEPALA SURAT

PASAL 3

   1.      Kop surat IMTII menggunakan kepala surat yang telah ditentukan ditentukan sebelumnya.

   2.      Kop surat menggunakan HVS warna putih dengan ukuran kertas folio (33 x 21,5 cm).

   3.      Kop surat digunakan pada setiap lembar proposal.

PASAL 4

    1.      Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.

    2.      Kepala surat memuat :

a.       Gambar lambang IMTII

b.      Kepanjangan dari IMTII

c.       Memberikan keterangan Zona

d.      Alamat kesekertarian IMTII

e.       Email IMTII

f.       Gambar kegiatan yang akan diselenggarakan

   3.      Gambar universitas di cetak di bagian kiri atas kop surat, dengan warna gambar dan huruf sesuai
   dengan aslinya.

   4.      Nama organisasi di paling atas dari kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan
  warna huruf hitam tebal.

   5.      Kepanjangan dari IMTII di cetak di bagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan huruf kapital
   dengan menggunakan huruf hitam tebal.

   6.      Alamat kesekertariatan IMTII memuat; nama kampus sekjen, wilayah kota dan kode pos, serta
  no.telepon, alamat di cetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam
  tebal.

   7.      Email IMTII merupakan email resmi yang digunakan baik untuk menerima atau mengirim data agar
   lebih terpusat.

   8.      Seluruh huruf yang digunakan untuk mengetik nama universitas, nama organisasi mahasiswa dan
   alamat universitas menggunakan jenis huruf “TIMES NEW ROMAN”.

   9.      Kepala surat untuk IMTII selain memuat gambar lambang dari IMTII tersendiri dapat pula memuat
   gambar acara yang akan  dan di cetak di sudut kanan atas.

   10.   Contoh bentuk kepala surat dapat dilihat pada lampiran 1.

BAB III

NOMOR DAN KODE SURAT

PASAL 5

   1.      Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, IMTII Zona Jakarta Raya,
   kode bulan dan kode tahun kalender.

   2.      Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah
   satu periode. Di hitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi masing-masing.

   3.      Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang
   sesungguhnya.

PASAL 6

KODE SURAT

   1.      Kode surat terdiri dari :

a.    Surat Keputusan                                     = SKep

b.   Surat Keterangan                                    = SKet

c.    Surat Edaran                                           = SEd

d.   Surat Tugas                                             = ST

e.    Surat Kuasa                                            = SK

f.    Surat Peringatan                                      = SP

g.   Surat Ijin Kegiatan                                  = SIK

h.   Surat Perjanjian                                      = SPn

i.     Surat Undangan                                      = Und

j.     Memorandum                                          = Mem

k.   Nota Dinas                                              = Nd

l.     Pengumuman                                           = Peng

m. Surat Ketetapan                                      = STap

n.   Surat Perintah                                          = SPer

o.   Surat Lain – Lain                                     = L

   2.      Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan

a.    Konferensi Zona                                    = KZ

b.    Seminar Umum                                      = SU

c.    Seminar Industri                                     = SI

   3.      Kode Bulan terdiri atas :

a.       Januari                                                       = I

b.      Februari                                                     = II

c.       Maret                                                        = III

d.      April                                                          = IV

e.       Mei                                                           = V

f.       Juni                                                             = VI

g.      Juli                                                             = VII

h.      Agustus                                                     = VIII

i.        September                                                 = IX

j.        Oktober                                                     = X

k.      November                                                 = XI

l.        Desember                                                  = XII

     4.      Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

     5.      Contoh penulisan surat dapat di lihat pada lampiran 2.

BAB IV

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

PASAL 7

    1.      Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi seperti:

   Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani  
   oleh sekertaris jenderal.

   2.      Pengajuan proposal pelaksanaan kegiatan harus di tanda tangani oleh sekretaris pelaksana dan
   ketua pelaksana dengan mengetahui Sekjen.

   3.      Pelaksanaan dan sponsorship ditanda tangani oleh ketua pelaksana, sekretaris pelaksana dan  
   Sekjen.

   4.      Surat-surat organisasi yang berkaitan dengan penugasan, perjanjian, perintah-perintah kerja dan
   pergantian/resuffle pengurus di tanda tangani oleh Sekjen.

   5.      Surat edaran dan pengumuman surat undangan  rapat dan surat-surat lainnya  di tanda tangani oleh
    ketua dan sekretaris yang bersangkutan.

   6.      Surat permohonan dana, surat pengambilan dana dan laporan keuangan harus di tanda tangani oleh    Sekjen dan bendahara yang bersangkutan.

   7.      Dalam hal sekjen berhalangan dan di pandang perlu adanya sekjen, penanda tanganan dapat
  dilakukan oleh struktur yang ada dibawah sekjen tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari sekjen
  terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas Tanda tangan.

   8.      Surat-surat yang ditandatangani Sekjen ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup
   surat.

   

   9.      Contoh penempatan tanda tangan dapat dilihat pada lampiran ke 3.

PASAL 8

1.      Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi
 stempel surat.

2.      Stempel surat adalah stempel resmi organisasi Kemahasiswaan yang bentuk serta susunan
 telah ditentukan.

3.      Surat-surat yang hanya di tanda tangani oleh Sekjen dibubuhkan stempel dengan posisi di
sebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.

4.      Contoh pembubuhan stempel dapat di lihat pada lampiran 4.

BAB V

PENGETIKAN SURAT, AGENDA SURAT, DAN ARSIP SURAT

PASAL 9

   1.      Pengetikan surat–surat organisasi kemahasiswaan secara umum menggunakan bentuk secara umum
   bentuk semi blok dengan aturan pengetikan sebagaimana contoh dalam lampiran 5.

PASAL 10

   1.      Semua surat keluar yang telah di tandatangani di stempel dan diberi nomor dan tanggal, harus di    foto copy sebagai arsip dan di catat dalam agenda surat.

   2.      Semua surat masuk, sebelum di olah dan dijawab sebelum dibaca harus dicatat di buku agenda.

   3.      Buku agenda surat masuk setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode
   surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.

   4.      Contoh kolom buku agenda surat dapat dilihat pada lampiran 6.

   5.      Contoh pembuatan kode arsip surat dapat dilihat pada lampiran 7.

PASAL 11

    1.      Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

a.       Sangat rahasia       : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang

                                berkepentingan dan  jika  di ketahui  oleh  pihak  lain  akan

                                                    mengancam IMTII.

b.      Rahasia/terbatas    : artinya  surat  yang  hanya  boleh  diketahui  oleh pihak yang 

                                berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan

                                mengancam IMTII.

c.       Biasa                     : artinya  surat  yang  boleh  diketahui  oleh  pihak  yang tidak   

                              berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan IMTII.

   2.      Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

a.       Kilat                      : artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai di  

                               buat dan harus sampai dialamat hari itu juga.

b.      Segera                   : artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima

                                dibagian sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.

c.       Kilat/pos                : artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko

                                  kilat.

d.      Kilat khusus/pos  : artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko

                                 kilat khusus.

   3.      Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
    rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.

BAB VI

HAL-HAL LAIN

PASAL 12

1.      Hal–hal yang belum ditentukan dan diatur pada pedoman ini akan ditentukan dikemudian hari sesuai dengan keperluannya.

2.      Dengan diterbitkannya pedoman ini, seluruh administrasi surat-menyurat organisasi
kemahasiswaan yang berjalan selama ini dinyatakan tidak berlaku.

3.      Jika terjadi kejadian khusus maka mekanisme penomoran di serahkan kepada forum.

Diposkan : Hsl Adaftasion "Rdn[41610010035] Industrial Engeneer_FT UMB/1/09/2012