Teknik Surat Menyurat Dalam Organisasi IMTI-FT UMB 2013

KESEKRETARIATAN

? PERSURATAN

Pengertian :

Surat : Alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.

Fungsi Surat :

1. Wakil dari pengirim/penulis

2. Alat pengingat

3. Pedoman kerja

4. Bukti tertulis hitam di atas putih

Syarat-syarat surat yang baik :

1.    Sistematis susunan isi surat

2.    Singkat, tidak bertele-tele

3.    Jelas

4.    Format menarik (wujud fisik yang menarik)

KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT

1. Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar.
2. Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada surat.
3. Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya.
4. Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan isi surat.
5. Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan arsip.

JENIS SURAT :

1. Surat Dinas;
2. Nota Dinas;
3. Memo;
4. Surat Pengantar;
5. Surat Keputusan;
6. Surat Edaran;
7. Surat Undangan;
8. Surat Tugas;
9. Surat Kuasa;
10. Surat Pengumuman;
11. Surat Pernyataan;
12. Surat Keterangan;
13. Berita Acara.

Frase pembuka sebuah surat resmi  :

—  Dengan ini kami beritahukan bahwa………….

—  Bersama ini kami kirimkan ……..

—  Dalam rangka………

—  Diberitahukan dengan hormat ………

—  Menyusul  surat  kami  tanggal……..

—  Membahas surat Anda no…….. perihal…..

—  Sehubungan dengan………

—  Sehubungan dengan surat saudara tanggal……

—  Menunjuk surat pemberitahuan dari…….. bahwa……. maka…..

Dalam kalimat pembuka ada beberapa uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai, antara lain :

—  Sesuai dengan surat perjajian……….

—  Seperti Saudara ketahui………

—  Berikut ini kami sampaikan……..

—  Sehubungan  dengan hasil  rapat…….

—  Kami sangat bergembira atas kepercayaan Saudara…..

Kalimat Penutup yang baik :

—  Atas perhatian dan bantuan  Saudara kami sampaikan terima kasih

—  Kami mengharap bantuan Saudara

—  Kami menunggu kabar dari Saudara

—  Besar harapan kami akan

Dalam kalimat penutup dianjurkan  menggunakan ungkapan yang baku , antara lain :

—  Mudah-mudahan pertimbangan yang kami  kemukakan   bermanfaat bagi  Saudara

—  Kami  harapkan agar Saudara meneruskan pengumuman ini  kepada  staf/pegawai  di lingkungan unit kerja Saudara

—  Kami ucapkan terima kasih atas perhatian  dan kerja sama Saudara selama ini

SURAT EDARAN

—  Surat yang digunakan untuk pemberitahuan tertulis ditujukan kepada pejabat tertentu

—  Tidak memuat kebijakan pokok

—  Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan yang telah ada

SURAT UNDANGAN

1. Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
2. Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau kartu.

Jakarta, 27 Februari 2013
Ketua Umum
Ikatan Mahasiswa Teknik Industri
Universitas Mercu Buana

    

                  Rudini Mulya Daulay

Gamb : Contoh Surat Edaran IMTI

Gamb : Contoh Surat Undangan IMTI

Gamb : Contoh Surat Permohonan IMTI

Gamb : Contoh Surat Memorandum IMTI

Gamb : Contoh Surat Permohonan IMTI

Gamb : Contoh Surat Perizinan IMTI

Gamb : Contoh Surat Kunjungan IMTI

Gamb : Contoh Surat Kunjungan IMTI

Gamb : Contoh Surat Diplomasi IMTI

Terima Kasih dan Selamat Berjuang.
Salam Industri.....
Salam Unity....
wassalamu’alaikum .wr.wb.

Jakarta, 27 Februari 2013
Ketua Umum
Ikatan Mahasiswa Teknik Industri
Universitas Mercu Buana

Rudini Mulya Daulay