DRAFT PEDOMAN
ADMINISTRASI DAN SURAT MENYURAT
IKATAN MAHASISWA TEKNIK INDUSTRI INDONESIA (IMTII)
ZONA JAKARTA RAYA
BAB I
PENGERTIAN, MAKSUD, DAN TUJUAN
PASAL 1
Dalam pedoman ini yang dimaksud
dengan :
1.
Surat menyurat adalah
segala sesuatu yang berhubungan dengan pembuatan, pengiriman, dan penerimaan
surat-surat resmi oleh dan untuk ikatan
mahasiswa teknik industri.
2.
Ikatan Mahasiswa
Teknik Industri Indonesia adalah sekumpulan organisasi kemahasiswaan dari
berbagai institusi yang berbeda dimana
menaungi jurusan yang berkaitan dengan teknik industri.
3.
Ikatan mahasiswa
teknik industri indonesia adalah IMTII.
4.
Untuk lebih
terstruktur dengan jelas maka menambahkan keterangan Zona Jakarta Raya setelah
keterangan IMTII menjadi IMTII Zona Jakarta Raya.
5.
Institusi yang
menjadi anggota IMTII adalah
organisasi-organisasi kemahasiswaan yang diakui sah
keberadaanya oleh sidang umum yang tercantum dalam AD/ART.
6.
Sidang Umum adalah
forum tertinggi pada IMTII.
PASAL
2
Maksud dan tujuan pedoman ini
adalah :
1.
Memberi acuan baku bagi
organisasi kemahasiswaan dalam menyelenggarakan tata cara surat menyurat.
2.
Terwujudnya keseragaman
dan tata tertib administrasi dan surat menyurat organisasi kemahasiswaan.
BAB
II
KOP SURAT DAN KEPALA SURAT
PASAL 3
1.
Kop
surat IMTII menggunakan kepala surat
yang telah ditentukan ditentukan
sebelumnya.
2.
Kop
surat menggunakan HVS warna putih dengan ukuran kertas folio (33 x 21,5 cm).
3.
Kop
surat digunakan pada setiap lembar
proposal.
PASAL
4
1.
Kepala surat di cetak
di tengah bagian atas kop.
2.
Kepala surat memuat:
a.
Gambar lambang IMTII
b.
Kepanjangan dari
IMTII
c.
Memberikan
keterangan Zona
d.
Alamat kesekertarian IMTII
e.
Email IMTII
f.
Gambar kegiatan
yang akan diselenggarakan
3.
Gambar universitas di
cetak di bagian kiri atas kop
surat, dengan warna gambar dan huruf sesuai dengan aslinya.
4.
Nama organisasi di
paling atas dari kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan
warna huruf hitam tebal.
5.
Kepanjangan dari
IMTII di cetak di bagian bawah Zona, dan seluruhnya
menggunakan huruf kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal.
6.
Alamat kesekertariatan IMTII memuat;
nama kampus sekjen,
wilayah kota dan kode pos, serta no.telepon, alamat di cetak di bawah zona dan dengan ukuran
huruf lebih kecil dan warna huruf
hitam tebal.
7.
Email IMTII
merupakan email resmi yang digunakan baik untuk menerima atau mengirim data
agar lebih terpusat.
8.
Seluruh huruf yang
digunakan untuk mengetik nama universitas, nama organisasi mahasiswa dan alamat
universitas menggunakan jenis huruf “TIMES NEW ROMAN”.
9.
Kepala surat untuk IMTII selain memuat gambar
lambang dari IMTII tersendiri
dapat pula memuat gambar acara yang akan dan di cetak di sudut kanan atas.
10. Contoh
bentuk kepala surat dapat dilihat pada lampiran 1.
BAB
III
NOMOR DAN KODE SURAT
PASAL 5
1.
Penomoran ditulis pada
satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, IMTII Zona Jakarta Raya, kode bulan dan kode tahun kalender.
2.
Nomor surat menggunakan
tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu
periode. Di hitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi masing-masing.
3.
Kode surat dapat
berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang
sesungguhnya.
PASAL
6
KODE
SURAT
1.
Kode surat terdiri
dari:
a.
Surat Keputusan =
SKep
b.
Surat Keterangan = SKet
c.
Surat Edaran = SEd
d.
Surat Tugas = ST
e.
Surat Kuasa = SK
f.
Surat Peringatan = SP
g.
Surat Ijin Kegiatan = SIK
h.
Surat Perjanjian = SPn
i.
Surat Undangan =
Und
j.
Memorandum = Mem
k.
Nota Dinas =
Nd
l.
Pengumuman = Peng
m. Surat
Ketetapan =
STap
n.
Surat Perintah = SPer
o.
Surat Lain – Lain = L
2.
Kode surat yang
merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan
a.
Konferensi Zona = KZ
b.
Seminar Umum = SU
c.
Seminar Industri = SI
3.
Kode Bulan terdiri atas:
a.
Januari =
I
b.
Februari =
II
c.
Maret = III
d.
April =
IV
e.
Mei =
V
f.
Juni =
VI
g.
Juli =
VII
h.
Agustus =
VIII
i.
September =
IX
j.
Oktober =
X
k.
November =
XI
l.
Desember =
XII
4.
Tahun Kalender ditulis
lengkap dan tidak boleh di singkat
5.
Contoh penulisan surat
dapat di lihat pada lampiran 2.
BAB
IV
PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL
SURAT
PASAL 7
1.
Surat-surat penting
yang menyangkut organiasasi seperti:
Pembentukan
kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda
tangani oleh sekertaris jenderal.
2.
Pengajuan proposal
pelaksanaan kegiatan harus di tanda tangani oleh sekretaris pelaksana dan ketua
pelaksana dengan mengetahui Sekjen.
3.
Pelaksanaan dan
sponsorship ditanda tangani oleh ketua pelaksana, sekretaris pelaksana dan Sekjen.
4.
Surat-surat
organisasi yang berkaitan dengan penugasan, perjanjian, perintah-perintah kerja dan pergantian/resuffle pengurus di tanda
tangani oleh Sekjen.
5.
Surat edaran dan
pengumuman
surat undangan rapat dan surat-surat
lainnya di
tanda tangani oleh ketua dan sekretaris
yang bersangkutan.
6.
Surat permohonan dana,
surat pengambilan dana dan laporan keuangan harus di tanda tangani oleh Sekjen dan bendahara yang
bersangkutan.
7.
Dalam hal sekjen berhalangan dan di
pandang perlu adanya sekjen,
penanda tanganan dapat dilakukan oleh
struktur yang ada dibawah sekjen tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari
sekjen terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas Tanda
tangan.
8.
Surat-surat yang
ditandatangani Sekjen
ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.
9.
Contoh penempatan tanda
tangan dapat dilihat pada lampiran ke
3.
PASAL
8
1.
Surat-surat organisasi
yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel surat.
2.
Stempel surat adalah
stempel resmi organisasi Kemahasiswaan yang
bentuk serta susunan telah ditentukan.
3.
Surat-surat yang hanya
di tanda tangani oleh Sekjen
dibubuhkan stempel dengan posisi di
sebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi
tidak boleh menutupinya.
4.
Contoh pembubuhan
stempel dapat di lihat pada lampiran 4.
BAB V
PENGETIKAN SURAT, AGENDA SURAT, DAN
ARSIP SURAT
PASAL 9
1.
Pengetikan surat–surat
organisasi kemahasiswaan secara umum menggunakan bentuk secara umum bentuk semi
blok dengan aturan pengetikan sebagaimana
contoh dalam lampiran 5.
PASAL 10
1.
Semua surat keluar yang
telah di tandatangani di stempel
dan diberi nomor dan tanggal, harus
di foto copy sebagai arsip dan di catat
dalam agenda surat.
2.
Semua surat masuk,
sebelum di olah dan dijawab sebelum dibaca harus dicatat di buku agenda.
3.
Buku agenda surat masuk
setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat,
alamat dan tujuan serta
perihal surat.
4.
Contoh kolom buku
agenda surat dapat dilihat pada lampiran 6.
5.
Contoh pembuatan kode
arsip surat dapat dilihat pada lampiran 7.
PASAL 11
1.
Klasifikasi
surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :
a.
Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui
oleh pihak yang
berkepentingan dan jika di ketahui oleh
pihak lain akan
mengancam IMTII.
b.
Rahasia/terbatas : artinya surat yang
hanya boleh
diketahui oleh
pihak yang
berkepentingan
dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan
mengancam
IMTII.
c.
Biasa : artinya surat
yang boleh
diketahui oleh pihak
yang tidak
berkepentingan
dan tidak mengancam kelembagaan IMTII.
2.
Klasifikasi
surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :
a.
Kilat : artinya surat tersebut
dikirim seketika setelah surat selesai di
buat
dan harus sampai dialamat hari itu juga.
b.
Segera : artinya surat tersebut
harus dikirim menurut urutan diterima
dibagian
sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.
c.
Kilat/pos : artinya surat tersebut harus dikirim per pos
dengan perangko
kilat.
d.
Kilat khusus/pos : artinya
surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko
kilat
khusus.
3.
Tanda klasifikasi surat
harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau rahasia dan
seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
BAB
VI
HAL-HAL
LAIN
PASAL
12
1.
Hal–hal yang belum
ditentukan dan diatur pada pedoman ini akan ditentukan dikemudian hari sesuai dengan keperluannya.
2.
Dengan diterbitkannya
pedoman ini, seluruh administrasi surat-menyurat organisasi kemahasiswaan yang
berjalan selama ini dinyatakan tidak berlaku.
3.
Jika terjadi kejadian
khusus maka mekanisme penomoran di serahkan kepada forum.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar