TEKNIK PERSIDANGAN IMTI UMB 2011

TEKNIK PERSIDANGAN 

IKATAN MAHASISWA TEKNIK INDUSTRI 

UNIVERSITAS MERCU BUANA 2011

1.      Pendahuluan

Setiap bentuk persekutuan (perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarkis, dimana senantiasa terdapat hubungan antar sesama (atasan dan bawahan) disebut Organisasi. Karena itu, secara hirarkis organisasi merupakan wadah kegiatan administrasi. Manajemen dan proses antar personil yang ada didalamnya.

Dalam melaksanakan seluruh aktifitasnya, sebagai upaya untuk mencapai tujuan bersama organisasi itu, senantiasa bertitik tolak pada peraturan-peraturan (hasil keputusan musyawarah) yang telah ditanamkan dalam organisasi dan dijiwai oleh seluruh anggotanya. Keputusan-keputusan yang diambil dalam persidangan tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus ditaati oleh anggotanya.

Penguasaan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap pemimpin maupun anggota organisasi, karena persidangan yang akan melahirkan keputusan-keputusan merupakan faktor dominan dalam menentukan laju organisasi, bahkan pemerintahan dan kehidupan masyarakat banyak. Selain itu, persidangan dalam segala aspeknya merupakan hal yang harus senantiasa diperhatikan, manakala suatu organisasi yang tidak mau terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau mungkin merugikan orang banyak.

2.      Pengertian Persidangan

    Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan.

3.      Macam Sidang

Ditinjau dari segi peserta (instansi pengambil keputusan), sidang sebagai berikut :

-      Sidang Pleno

-      Sidang Komisi

-      Sidang Sub Komisi

Sidang ditinjau dari jabatannya untuk IMTI UMB terbagi menjadi :

-      Musyawarah Besar (Mubes)

-      Musyawarah Kerja

4.      Syarat/Unsur-unsur Persidangan

Ü  Tempat/Ruang sidang Ü  Waktu sidang Ü  Acara sidang Ü  Peserta sidang

Ü  Perlengkapan Ü  Tata tertib sidang Ü  Pimpinan dan sekretaris sidang Ü  Keputusan/kesimpulan sidang

5.      Tempat Sidang

Sebagai pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sidang berjalan dengan lancar dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Karena itu, persyaratan di bawah ini perlu mendapat perhatisan, seperti :

ü  Tempat cukup luas

ü  Ruangan harus bersih dan sehat

ü  Kemanan harus terjamin serta tersedia sarana pengunjung lainnya.

6.      Waktu Sidang

Sebelum sidang dilaksanakan, faktor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karena itu, disiplin waktu bagi semua pihak (majelis sidang) merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang.

Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin, sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, seperti lamanya sidang, waktu istirahat, waktu shalat, waktu makan, dan lain sebagainya.

7.      Perlengkapan dan Peralatan Sidang

Dalam melaksanakan persidangan, maka peralatan yang dibutuhkan hendaknya dipenuhi, misalnya :

-      Palu sidang

-      Kursi dan meja sidang

-      Podium

-      Pengeras suara dan lainnya

 

8.      Tata Tertib Sidang

Agar acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanya kelancaran tersebut. Dengan demikian perlu disusun tata tertib yang menyangkut :

Ø  Hak dan kewajiban perserta sidang

Ø  Peraturan mengenai keputusan sidang

Ø  Peraturan hak suara dalam persidangan

Ø  Peraturan pemilihan pimpinan sidang dsb.

9.      Pimpinan Sidang

Sukses atau tidaknya sidang, sangat ditentukan pada pimpinan sidang. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara lain :

¨        Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah.

¨        Menjelaskan masalah yang akan dibahas.

¨        Memberikan kesempatan kepada para peserta untuk menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya.

¨        Peka terhadap masalah yang berkembang.

¨        Tidak mudah terpancing (emosional) dan tidak memaksakan  kehendaknya.

¨        Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat kesepakatan dalam pengambilan keputusan.

 

10.  Syarat-syarat Pimpinan Sidang

·         Mempunyai sikap leadership.

·         Mempunyai pengetahuan yang cukup.

·         Bijaksana dan bertanggungjawab.

·         Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis.

 

11.  Sikap Pimpinan Sidang

­  Simpatik dan menarik.

­  Disiplin.

­  Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan.

­  Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta.

­  Menghargai pendapat orang lain (peserta).

12.  Sebab-sebab menjadi Pimpinan Sidang

¶  Karena jabatan atau kedudukan

¶  Ditinjau oleh atasan

¶  Ditinjau / dipilih oleh peserta sidang

13.  Sekretaris dan Anggota Sidang

Untuk membantu kelancaran jalannya persidangan dan menjaga kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam sidang, diperlukan anggota atau sekretaris sidang untuk mencatat jalannya acara dan masalah-masalah yang berkembang dipersidangan, sehingga memudahkan untuk menganalisa dan kemungkinan Peninjauan Kembali (PK), baik sebelum maupun sesudah diambil keputusan.

14.   Keputusan Sidang

         Keputusan/kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangannya.

15.  Pengambilan Keputusan

     Agar keputusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bias dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi (Lobying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk mengacu kearah prinsip-peinsip itu diatas, dalam sidang dilakukan proses :

·         Kualifikasi	:	Saling menyatakan pendapat diantara peserta.
·         Interpretasi	:	Penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan.
·         Motivikasi	:	Penggunaan alasan yang logis.
·         Integrasi	:	Pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagai keputusan sidang.

16.   Move-move Persidangan

          Dalam persidangan bisa muncul move-move yang dapat meramaikan persidangan, bahkan digunakan sebagai alat untuk menenangkan sidang, seperti :

a.     Schorsing	:	penundaan untuk sementara atau dalam waktu tertentu.
b.     Lobying	:	obrolan-obrolan antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu, untuk mencari kesesuaian faham yang tidak dapat diambil dalam pesidangan. Kedua point ini, juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kelelahan maka dilakukan schorsing.
c.     Interuption	:	memotong pembicaraan

Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang peserta lainnya atau pimpinan sidang sekalipun. Dalam upaya inilah digunakan istilah "interupsi" yang pada hakekatnya meminta kesempatan untuk berbicara. Istilah interupsi yang sering berkembang dalam setiap persidangan, yaitu:

a.     Interupsi (interruption point of order)	:	Meminta kesempatan untuk berbicara. Istilah ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang diinterupsi; baik itu peserta sidang atau pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.
b.     Informasi (interruption point of information)	:	Meminta atau memberikan penjelasan. Pemotongan seperti ini dapat dilakukan terhadap peserta sidang atau pimpinan sidang, untuk diberikan dan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari yang disampaikan.
c.     Klarifikasi (interruption point of clarification)	:	Meminta diperjelas Hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam dalam persidangan.
d.     Istimewa (interruption point of personal privilege)	:	Permintaan untuk pembersihan nama baik

Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada penggunaan/ketukannya pula mempunyai etika sendiri. Salah menggunakan atau mengetukkan palu sidang bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara audiens yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang adalah sebagai berikut :

Satu kali (1x) ketukan digunakan untuk :

a.     Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang

b.     Mengesahkan keputusan sidang point demi point

c.     Memberikan perhatian peserta sidang  untuk tidak gaduh

d.     Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya satu kali 15 menit

e.     Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru

Dua kali (2x) ketukan digunakan untuk :

Schorsing sidang yang lamanya 2x15 menit atau 2x 30 menit atau lebih.

Tiga kali (3x) ketukan digunakan untuk :

a.     Membuka/menutup sidang atau acara sidang

b.     Mengambil keputusan dan mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruhan.

Contoh-contoh dalam menggunakan ketukan palu (etika muslim)

1.      Membuka acara sidang.
Dengan mengucapkan Bismillahirrāhmanirrāhim, sidang secara resmi saya buka/dibuka, tok 3x

2.      Menutup sidang acara resmi.
Dengan mengucapkan Alhamdulillah, hasil sidang/rapat dinyatakan sah, tok 3x

3.      Pengesahan keputusan.
Dengan membaca Alhamdulillahirrābil'alamin, hasil sidang dinyatakan sah, tok 3x

4.      Menscorsing/mencabut scorsing.
Dengan membaca bismillah.... sidang kita scors selama 1x15 menit, tok. 2x15 menit, 2x24jam, tok.tok,. atau sidang kita cabut/buka kembali, tok.

5.      Menerima dan menyerahkan palu sidang.
Dengan membaca bismillah, palu sidang saya terima ketuk (1x) kemudian membaca salam. Atau dengan membaca alhamdulillah palu sidang, saya serahkan kepada presidium/pimpinan sidang yang lain....(1x) kemudian mengucapkan salam.

Diadaptasi Of : Rudini Mulya [41610010035]  _ Teknik Industri UMB 2012